EduPage & GDPR

EduPage & GDPR

General Data Protection Regulation

Dňa 25. mája 2018 nahrádza európska legislatíva o ochrane údajov (GDPR) smernicu EÚ o ochrane údajov z roku 1995. GDPR posilňuje práva, ktoré majú jednotlivci v súvislosti s ich osobnými údajmi a snaží sa zjednotiť zákony na ochranu údajov v celej Európe bez ohľadu na to, kde sa tieto údaje spracovávajú.

Tento dokument obsahuje opatrenia a záväzky, ktoré služba EduPage poskytuje a garantuje, aby sa splnili požiadavky GDPR.

Aké sú vaše možnosti?

Zákazníci služby EduPage pri ukladaní osobných údajov do systému EduPage konajú ako prevádzkovatelia.

Prevádzkovateľ určuje účel a spôsob spracovania osobných údajov, sprostredkovateľ spracováva údaje v mene prevádzkovateľa. aSc Applied Software Consultants s.r.o je sprostredkovateľ a spracováva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, keď tento používa cloudovú platformu EduPage.

Prevádzkovatelia sú zodpovední za implementáciu vhodných technických a organizačných opatrení na zabezpečenie a preukázanie toho, že akékoľvek spracovanie údajov sa vykonáva v súlade s GDPR. Povinnosti prevádzkovateľov sa týkajú zásad ako zákonnosť, spravodlivosť a transparentnosť, obmedzenie účelu, minimalizácia údajov a presnosť, ako aj dodržiavanie práv dotknutých osôb vo vzťahu k ich údajom.

Od prevádzkovateľov sa vyžaduje, aby spracúvaním poverili iba sprostredkovateľov, ktorí poskytujú dostatočné záruky na vykonanie príslušných technických a organizačných opatrení tak, aby spracovanie spĺňalo požiadavky GDPR. Je viac aspektov, ktoré budete musieť zvážiť pri hodnotení služieb EduPage.

Čo môžete urobiť?

Spoločnosť aSc ako prevádzkovateľ služby EduPage sa zaväzuje dodržiavať pravidlá GDPR.

Zaväzujeme sa tiež pomáhať zákazníkom služby EduPage dodržiavať ich záväzky GDPR a poskytujeme im robustnú ochranu súkromia a bezpečnosti, ktorú v našich službách budujeme v priebehu rokov.

Zmluva

Jednou z požiadaviek GDPR na prevádzkovateľa, je uzavretie zmluvy so sprostredkovateľmi o spracúvaní osobných údajov.

Spoločnosť aSc Applied Software Consultants s.r.o. ako tvorca programu EduPage ponúka zákazníkom a prevádzkovateľom na podpis zmluvu o spracúvaní osobných údajov.

Ako plní EduPage požiadavky GDPR?

1. EduPage ukladá údaje v zabezpečených dátových centrách certifikovaných podľa DIN ISO / IEC 27001. Osobné údaje osôb z EU sú ukladané v dátových centrách v EU.
2. EduPage nevyužíva žiadnych ďalších sprostredkovateľov okrem webhostingu podľa bodu 1.
3. EduPage ako sprostredkovateľ nikdy nezdieľa žiadne z uložených údajov tretím stranám. Jedinou výnimkou sú odosielania dát iniciované zákazníkom - prevádzkovateľom. EduPage umožňuje exportovať údaje do iných systémov (Centrálne registre, účtovníctvo a podobne). Odoslanie sa uskutoční iba na priamy podnet používateľa a exportujú sa len predpísané údaje.
4. EduPage zaručuje právo na zabudnutie. Na požiadanie prevádzkovateľa budú všetky označené údaje zo systému odstránené.
5. EduPage má zavedené postupy, ktoré odstránia údaje zadané zákazníkom po zrušení služby.
6. EduPage zaručuje prenosnosť údajov. Všetky údaje vložené do systému môžu byť exportované, ak ich chce prevádzkovateľ presunúť do iných služieb.
7. EduPage pravidelne zálohuje dáta a používa zabezpečené dátové centrá na ukladanie dátových záloh.
8. Zamestnanci aSc s prístupom do EduPage podpísali dohodu o ochrane spracúvania osobných údajov.
9. EduPage používa viac stupňov podpory. Štandardne zamestnanci aSc s prístupom do EduPage neuvidia osobné údaje vložené zo škôl. Tento prístup sa aktivuje len vtedy, keď je to potrebné pre špecifické udalosti podpory a údržby.
10. EduPage zhromažďuje súhrnné štatistické údaje. Tieto údaje sa používajú na zlepšenie kvality služieb.
11. EduPage implementuje vhodné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie úrovne bezpečnosti zodpovedajúcej riziku ohrozenia údajov a zabezpečenia komunikácie medzi zákazníkom a službou EduPage.
12. Platforma EduPage je redundantná a všetky vaše informácie sa okamžite replikujú na dva fyzické počítače.
13. EduPage používa šifrovanie na ochranu prenosu údajov. HTTPS je predvolene aktivovaný pre všetkých používateľov.
14. Zraniteľnosti softvéru sledujeme pomocou kombinácie komerčne dostupných a účelových in-house nástrojov. V prípade porušenia údajov budeme okamžite informovať zákazníka a vykonáme potrebné opatrenia na zmiernenie možných negatívnych dôsledkov.
15. EduPage obsahuje systém používateľských práv, prevádzkovateľ môže priradiť rôzne používateľské práva k rôznym používateľským rolám, aby sa zabezpečilo, že údaje môžu zobrazovať alebo upravovať iba príslušní ľudia.
16. Najdôležitejšie moduly zaznamenávajú históriu zmien, pre každú zmenu údajov je možné sledovať, ktorý používateľ a kedy zmenu urobil.
17. EduPage ukladá z bezpečnostných dôvodov logy o aktivite používateľov. Naši zamestnanci pomôžu pri analýze bezpečnostných incidentov, napr. keď niekto odcudzí heslo iných používateľov. Všetky logy sa po 12 mesiacoch natrvalo odstránia.
18. EduPage využíva službu Google Analytics na zhromažďovanie štatistík o používaní stránok EduPage.
19. EduPage využíva cloudové služby Google (hlavne pre službu push notifikácie).
20. EduPage využíva službu Apple cloud (hlavne pre službu push notifikácie).

EduPage & the GDPR

For EduPage, security is a big concern. Learn how EduPage is commited to the GDPR and what you have to do to comply with the law.

General Data Protection Regulation

On 25 May 2018, European data protection legislation (GDPR) replaces the 1995 EU Data Protection Directive. The GDPR strengthens the rights that individuals have regarding personal data relating to them and seeks to unify data protection laws across Europe, regardless of where that data is processed.

This document contains the measures and commitments that EduPage provides and guarantees to the schools in order to meet GDPR compliance .

What are your responsibilities?

EduPage customers act as the data controller for any personal data they provide to EduPage in connection with their use of EduPage’s services.

Data controller determines the purposes and means of processing personal data, while the data processor processes data on behalf of the data controller. aSc Applied Software Consultants s.r.o is a data processor and processes personal data on behalf of the data controller when the controller is using EduPage Cloud Platform.

Data controllers are responsible for implementing appropriate technical and organizational measures to ensure and demonstrate that any data processing is performed in compliance with the GDPR. Controllers’ obligations relate to principles such as lawfulness, fairness and transparency, purpose limitation, data minimization, and accuracy, as well as fulfilling data subjects’ rights with respect to their data.

Data controllers are required to only use data processors that provide sufficient guarantees to implement appropriate technical and organizational measures in such a manner that processing will meet the requirements of the GDPR. Here are some aspects you may want to consider when conducting your assessment of EduPage services.

What can you do?

You can count on the fact that EduPage is commited to GDPR compliance.

We are also committed to helping EduPage customers with their GDPR compliance by providing robust privacy and security protections built into our services over the years.

Contract

To comply with GDPR, data controllers need to formally sign a legal agreement with data processors.

For EduPage, protection of user private data and data processing agreement is signed between school and aSc Applied Software Consultants s.r.o (creator of EduPage). The contract creation is available below.

How EduPage is commited to the GDPR?

1. EduPage stores data in secured datacenters certified by DIN ISO/IEC 27001.
2. EduPage doesn’t use any sub-processors besides the necessary server hosting and infrastructure providers to process any of school’s data.
3. EduPage never shares any of the inputted data with 3rd parties. The only exception are the exports initiated by the school. EduPage allows the schools to export data to certain government, or to other systems (security hardware, accounting systems and similar). This only happens on a direct request of the school – i.e. by pressing special export button and only the prescribed data are exported.
4. EduPage guarantees the right to be forgotten. Upon request all the data inputted by the school will be removed
5. EduPage has procedures in place that will remove the data inputted by the customer after the customer cancels the service.
6. EduPage guarantees data portability. All the data inputted by the school can be exported if the school wants to transfer them to other service.
7. EduPage data are regularly back-up and EduPage uses secured data centers to store data backups.
8. EduPage technicians signed confidentiality agreement that addresses responsibilities and expected behavior with respect to the protection of information.
9. EduPage uses tiered support levels. By default, EduPage technicians do not see the personal data inputted by the schools. This access is only activated when needed for specific support and maintenance incidents.
10. EduPage collects aggregate statistical data. These data are used to improve the quality of service.
11. EduPage implements appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk to secure the data and to secure the communication between customer and EduPage service
12. EduPage platform is data redundant, all your information is instantly replicated to two physical computers.
13. EduPage uses encryption to protect data in transit. HTTPS is activated by default for all users.
14. We scan for software vulnerabilities using a combination of commercially available and purpose-built in-house tools. In case of data breach, we will immediately notify the school and conduct the necessary actions to mitigate the possible negative consequences.
15. EduPage has built it user right system, data controller can assign various user rights to different user roles to make sure only the relevant people can see or modify your data.
16. Most important modules have built in history of changes, for every change it can be traced which user and when has made this change.
17. EduPage stores logfiles of the user activity for security purposes. Our technicians will assist you in security incidents analysis i.e when someone steals password of other users. All logfiles are permanently deleted after 12 months.
18. EduPage uses Google analytics service to gather the statistics about EduPage usage. Statistical information about EduPage usage is thus available to Google.
19. EduPage uses Google cloud services(mainly for push notification service)
20. EduPage uses Apple cloud services(mainly for push notification service)